Rupture · Convocation
Convocation entretien préalable au licenciement
Avant tout licenciement, la convocation à l'entretien préalable est une étape obligatoire. Un seul oubli de mention — ou un délai trop court — suffit à entacher la procédure.
Quand une convocation à entretien préalable est-elle obligatoire ?
L'Art. L1232-2 du Code du travail impose la tenue d'un entretien préalable avant tout licenciement pour motif personnel. L'Art. L1233-11 étend cette obligation aux licenciements pour motif économique dans les entreprises concernées par les licenciements individuels ou les licenciements collectifs de moins de 10 salariés sur 30 jours.
La convocation est également requise avant toute mise à pied disciplinaire de plus de 3 jours ou avant une rétrogradation. Dans ces situations, l'absence de convocation prive la procédure disciplinaire de toute régularité.
L'entretien préalable n'est pas une simple formalité. Il constitue l'unique moment où le salarié peut faire valoir ses observations avant que la décision de l'employeur soit arrêtée. Sa tenue effective conditionne la validité formelle de la procédure.
Forme de la convocation (Art. L1232-2 et R1232-1)
La convocation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Aucune autre forme — e-mail, SMS, message oral — ne répond à l'exigence légale.
Les mentions obligatoires fixées par l'Art. R1232-1 sont les suivantes :
- Objet : l'employeur envisage une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement
- Date, heure et lieu précis de l'entretien
- Droit du salarié à être assisté par une personne appartenant au personnel de l'entreprise
- En l'absence de représentants du personnel : existence du conseiller du salarié et lieu de consultation de la liste préfectorale (mairie, inspection du travail)
L'omission d'une seule de ces mentions est une irrégularité de forme sanctionnée par l'Art. L1235-2 indépendamment du bien-fondé du licenciement.
Délai de 5 jours ouvrables (Art. L1232-2 al. 3)
Entre la date de première présentation de la lettre recommandée — ou de la remise en main propre — et le jour de l'entretien, un délai minimum de 5 jours ouvrables doit s'écouler.
Les jours ouvrables s'entendent du lundi au samedi inclus, à l'exclusion des dimanches et des jours fériés légaux. Un entretien convoqué le lundi par remise en main propre ne peut donc pas se tenir avant le lundi suivant (6 jours, dont le samedi compte).
Un délai inférieur à 5 jours ouvrables expose l'employeur au versement d'une indemnité allant jusqu'à un mois de salaire brut, en application de l'Art. L1235-2, même si le licenciement est justifié sur le fond.
Conseiller du salarié en l'absence de CSE
Dans une entreprise de moins de 11 salariés ou dans toute entreprise dépourvue de représentants du personnel élus, le salarié ne peut pas être assisté par un délégué syndical ou un élu du CSE. L'Art. L1232-4 prévoit alors un mécanisme d'assistance externe : le conseiller du salarié.
Le conseiller du salarié est une personne extérieure à l'entreprise, inscrite sur une liste dressée par le préfet de département. Cette liste est librement consultable à la mairie du lieu de travail ou auprès de l'inspection du travail territorialement compétente.
La convocation doit explicitement mentionner cette possibilité d'assistance externe, ainsi que les coordonnées de la mairie et de l'inspection du travail où consulter la liste. Une convocation qui omet cette mention dans une entreprise sans représentants du personnel est irrégulière.
Comment docrh génère la convocation
Le générateur prend en charge le calcul du délai et l'intégration des mentions réglementaires. Le parcours complet prend moins de 3 minutes.
Vous saisissez la date à laquelle la lettre sera envoyée ou remise. docrh calcule automatiquement la première date d'entretien autorisée en comptant 5 jours ouvrables, en excluant les dimanches et les jours fériés légaux français. Si la date d'entretien que vous souhaitez est trop proche, une alerte s'affiche avant génération.
En fonction du département du siège social, le document intègre les coordonnées de la mairie et de l'inspection du travail correspondantes, pour la mention relative au conseiller du salarié.
Le fichier .docx généré est entièrement éditable sous Word, LibreOffice ou Google Docs. Vous pouvez y préciser les griefs ou adapter les termes avant envoi au salarié.
Sources légales
Art. L1232-2Convocation à l'entretien préalable — forme et délaiArt. L1232-3Déroulement de l'entretien préalableArt. L1232-4Assistance du salarié lors de l'entretienArt. L1232-6Notification du licenciement après entretienArt. R1232-1Forme réglementaire de la convocationArt. L1235-2Indemnité pour irrégularité de procédure
Questions fréquentes
Quel délai dois-je respecter entre la convocation et l'entretien ?
L'Art. L1232-2 al. 3 impose un délai minimum de 5 jours ouvrables entre la première présentation de la lettre recommandée (ou la remise en main propre contre décharge) et le jour de l'entretien. Les jours ouvrables s'entendent du lundi au samedi, dimanches et jours fériés exclus. Un délai insuffisant constitue une irrégularité de procédure donnant lieu à indemnisation (Art. L1235-2).
La convocation doit-elle être envoyée en recommandé ?
L'Art. L1232-2 al. 2 prévoit deux modalités équivalentes : la lettre recommandée avec accusé de réception, ou la remise en main propre contre décharge. Le recommandé est préférable : il fixe de façon certaine la date de première présentation, point de départ du délai de 5 jours ouvrables. En cas de remise en main propre, la signature du salarié doit figurer sur un double conservé par l'employeur.
Quelles mentions sont obligatoires dans la lettre de convocation ?
En application de l'Art. L1232-2 et de l'Art. R1232-1, la convocation doit indiquer : l'objet de la convocation (envisager une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement), la date, l'heure et le lieu de l'entretien, la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise, et — en l'absence de représentants du personnel — l'existence d'un conseiller du salarié inscrit sur la liste préfectorale, avec mention des coordonnées de la mairie et de l'inspection du travail où consulter cette liste.
Le salarié peut-il refuser de se présenter à l'entretien ?
Oui. Le salarié est libre de ne pas se présenter à l'entretien. Son absence ne suspend pas la procédure : l'employeur peut notifier le licenciement dans les délais prévus. L'absence ne peut pas non plus être interprétée comme une faute supplémentaire ou une aggravation des griefs reprochés.
Que se passe-t-il si je n'envoie pas de convocation ?
L'absence de convocation constitue une irrégularité de procédure. L'Art. L1235-2 prévoit qu'en ce cas, le juge peut octroyer au salarié une indemnité maximale d'un mois de salaire, en sus des indemnités de rupture dues selon le motif du licenciement. Cette indemnité s'applique même si le licenciement repose sur une cause réelle et sérieuse.
Combien de temps après l'entretien puis-je notifier le licenciement ?
L'employeur doit respecter un délai minimal avant d'envoyer la lettre de licenciement : 2 jours ouvrables après la tenue de l'entretien (Art. L1232-6). En cas de motif disciplinaire, un délai maximum s'ajoute : la notification doit intervenir dans le mois suivant l'entretien (Art. L1332-2). Au-delà, la sanction est prescrite.
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