Convocation entretien préalable au licenciement

Quand une convocation à entretien préalable est-elle obligatoire ?

L’Art. L1232-2 du Code du travail impose la tenue d’un entretien préalable avant tout licenciement pour motif personnel. L’Art. L1233-11 étend cette obligation aux licenciements pour motif économique dans les entreprises concernées par les licenciements individuels ou les licenciements collectifs de moins de 10 salariés sur 30 jours.

La convocation est également requise avant toute mise à pied disciplinaire de plus de 3 jours ou avant une rétrogradation. Dans ces situations, l’absence de convocation prive la procédure disciplinaire de toute régularité.

L’entretien préalable n’est pas une simple formalité. Il constitue l’unique moment où le salarié peut faire valoir ses observations avant que la décision de l’employeur soit arrêtée. Sa tenue effective conditionne la validité formelle de la procédure.

Forme de la convocation (Art. L1232-2 et R1232-1)

La convocation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Aucune autre forme — e-mail, SMS, message oral — ne répond à l’exigence légale.

Les mentions obligatoires fixées par l’Art. R1232-1 — complétées, en l’absence d’institutions représentatives du personnel, par l’adresse des services exigée par l’Art. L1232-4 — sont les suivantes :

• Objet : l’employeur envisage une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement
• Date, heure et lieu précis de l’entretien
• Droit du salarié à être assisté par une personne appartenant au personnel de l’entreprise
• En l’absence de représentants du personnel : existence du conseiller du salarié et lieu de consultation de la liste préfectorale (mairie, inspection du travail)

L’omission d’une seule de ces mentions est une irrégularité de forme sanctionnée par l’Art. L1235-2 indépendamment du bien-fondé du licenciement.

Délai de 5 jours ouvrables (Art. L1232-2 al. 3)

Entre la date de première présentation de la lettre recommandée — ou de la remise en main propre — et le jour de l’entretien, un délai minimum de 5 jours ouvrables doit s’écouler.

Les jours ouvrables s’entendent du lundi au samedi inclus, à l’exclusion des dimanches et des jours fériés légaux. Un entretien convoqué le lundi par remise en main propre ne peut donc pas se tenir avant le lundi suivant (6 jours, dont le samedi compte).

Un délai inférieur à 5 jours ouvrables expose l’employeur au versement d’une indemnité allant jusqu’à un mois de salaire brut, en application de l’Art. L1235-2, même si le licenciement est justifié sur le fond.

Conseiller du salarié en l’absence de CSE

Dans une entreprise de moins de 11 salariés ou dans toute entreprise dépourvue de représentants du personnel élus, le salarié ne peut pas être assisté par un délégué syndical ou un élu du CSE. L’Art. L1232-4 prévoit alors un mécanisme d’assistance externe : le conseiller du salarié.

Le conseiller du salarié est une personne extérieure à l’entreprise, inscrite sur une liste dressée par le préfet de département. Cette liste est librement consultable à la mairie du lieu de travail ou auprès de l’inspection du travail territorialement compétente.

La convocation doit explicitement mentionner cette possibilité d’assistance externe, ainsi que les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail où consulter la liste. Une convocation qui omet cette mention dans une entreprise sans représentants du personnel est irrégulière.

Comment docrh génère la convocation

Le générateur prend en charge le calcul du délai et l’intégration des mentions réglementaires. Le document est affiché avant tout paiement.

Vous saisissez la date à laquelle la lettre sera envoyée ou remise. docrh calcule automatiquement la première date d’entretien autorisée en comptant 5 jours ouvrables, en excluant les dimanches et les jours fériés légaux français. Si la date d’entretien que vous souhaitez est trop proche, une alerte s’affiche avant génération.

En fonction du département du siège social, le document intègre les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail correspondantes, pour la mention relative au conseiller du salarié.

Le fichier .docx généré est entièrement éditable sous Word, LibreOffice ou Google Docs. Vous pouvez y préciser les griefs ou adapter les termes avant envoi au salarié.